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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE LAS HISTORIAS LABORALES
Versión 1
Código GEM-TH-PR-011
Proceso Gestión del Talento Humano del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Mantener actualizados por medio del archivo físico los documentos de los funcionarios en las historias laborales y generar oportunamente las copias de los documentos que son solicitados al archivo de la Secretaria de Educación.
Mantener actualizada la base de datos, incluyendo los funcionarios nuevos, así la recepción e inclusión de su historia laboral.
Conservar, custodiar y mantener actualizado el archivo físico de las historias laborales que reposan en la Oficina de Hojas de Vida de los funcionarios pertenecientes al Sistema General de Participaciones SGP (Docentes y Directivos activos, inactivos y Administrativos activos e inactivos) y generar de manera oportuna copias de los documentos solicitados ante la Secretaría de Educación Municipal.
 
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de los documentos que deben ser adjuntos en las historias laborales de los docentes, directivos docentes y personal administrativo de la SEM y finaliza con la inclusión de éstos en las mismas

Inicia con la recepción de documentos del área de Gestión humana, necesarios para abrir la historia laboral del nuevo funcionario, contiene el registro en el sistema de las novedades, la creación del expediente en la base de datos y finaliza con la inclusión y archivo de los documentos en la correspondiente historia laboral
 
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Ley 715 de 2001
Ley 115 de 1994
Ley 594 de 2000
Acuerdos reglamentarios de la Ley 594 de 2000
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir las historias laborales con soportes
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
EL auxiliar administrativo de personal de la SEM recibe los documentos necesarios para abrir la Historia Laboral del nuevo funcionario, los cuales son enviados por el proceso H06.01.Administracion de novedades, formato único de hoja de vida función pública con soportes, decreto de nombramiento, acta de posesión de labores, acta de inicio de labores, actos administrativos de novedades de planta de personal, acto administrativo de insubsistencia de nombramiento, acto administrativo de ascenso en escalafón con soportes, acto administrativo de inscripción o actualización en escalafón con soportes, registro de inscripción o ascenso en carrera administrativa. Del proceso D01.02 Aplicación, análisis y uso de resultados de las evaluaciones de docentes y directivos docentes de EE oficiales, H03.01 Evaluación del desempeño, calificación de evaluación del desempeño, H03.02. Capacitación y Bienestar de, certificados de capacitación, acto administrativo de reconocimiento de incentivos
Ingresar Historia Laboral al sistema y archivar
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
Ingresar Historia Laboral al sistema y archivar. Con base en los documentos recibidos el auxiliar administrativo de la SEM, crea en el sistema el expediente al nuevo funcionario e ingresa la información correspondiente y se archivan los documentos en las respectivas historias laborales
Recibir documentos soporte de novedades
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
El Auxiliar Administrativo de la SEM, Procederá a archivar cada vez que genere una novedad cuyo soporte deba reposar en las Historias Laborales de los docentes, directivos docentes y administrativos del SGP.
Actualizar Base de Datos
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
El Auxiliar administrativo de la SEM, debe ingresar todos los documentos a las respectivas historias laborales correspondiente a los datos personales del funcionario, de los beneficiarios, formación académica, experiencia laboral
Verificar el ingreso de información frente a los requisitos del cliente
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
El Auxiliar administrativo de la SEM verifica que los documentos allegados a las historia laborales, sean los que se deben archivar
Archivar Documentos Soporte
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
El Auxiliar administrativo de la SEM, debe archivar los documentos soporte a la historia laboral de los docentes, directivos docentes y administrativos en el archivo físico de la Secretaria.
El archivo de las historias laborales, así como los actos administrativos de novedades y demás documentos soporte se manejan de acuerdo a los lineamientos entregados por la oficina del ente territorial.
Solicitar información sobre historia laboral
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
Los funcionarios designados de la SEM, los docentes, directivos docentes y administrativos pueden solicitar información de las historias laborales mediante oficio, correo electrónico o verbalmente al auxiliar administrativo encargado del archivo y administración de las historias laborales.
Consultar sistema y dar respuesta a solicitud
Auxiliar Administrativo
Bases de datos e historia laboral
El Auxiliar administrativo de la SEM, según el tipo de solicitud hecha, consulta el sistema y genera la copia respectiva para la respectiva entrega a quien la requirió, esta información se registra en el oficio de entrega o se imprime si la respuesta es por correo electrónico y se archiva.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: DIANA MARCELA ORREGO GALVIS
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO (A)
Fecha: 08/Sep/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Sep/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 08/Sep/2023